□冒頭

こんにちは。 ACROSTUDYの高野です。

企業にお勤めの方や個人で活動する方でも、社会人であれば何らかの会議に参加することがあると思います。

ただ、「効率が悪い会議だな」「この会議やる意味あるのか」と思ったこと一度や二度ありませんか？

大手人材サービスグループの研究機関「パーソナル総合研究所」と立教大学　中原教授の調査によると1万人規模の企業では、１年間に約67万時間、約15億円も無駄な会議に費やしていると報告されています。

さらに、業績が好調な企業では、「意思決定する会議」が多く、下降している企業では「情報共有の会議」が多いという調査結果も出ています。　

参考資料はこちら

働き方改革が提唱される昨今、無駄な業務を排除し効率良く働きせ生産性を上げる必要があります。

より効率の良い会議とは一体どのようなものなのでしょうか。

本日は、会議をするうえで重要なこと、効率の良い会議についてお話しします。

さらに、近年増えつつあるオンライン会議の効率を上げるポイントについても見ていきましょう。

無駄な会議

あなたは、参加している会議が「無駄だな」「意味ないな」と感じたことはありませんか？

会議をする人数が増えれば減るほど、そのような思いを感じることが多いと思います。

そのような会議は極力避け、より生産的な仕事をする必要があります。

効率の悪い無駄な会議とはどのような会議なのでしょうか？

早速みていきましょう。

「目的がない」

無駄な会議の一つとして、「目的のない会議」があります。

なんのための会議なのかが不明確で、ただ集まってダラダラと長時間話すほど無駄なものはありません。

特に多くの人を集める会議では議題を明確にして、議論する必要があります。

報告や周知事項などはわざわざ人を集めて行うのではなく、メールで済ませるのも良いかもしれませんね。

「意思決定をしない」

会議の中で意思決定をしないというのも、無駄な会議として挙げられます。

「議題がありそれに対して時間かけて議論して最終的に何も決定しない」これは多くの人の時間、労力を無駄にしています。

議題に対して、どれくらいの時間議論して、どのタイミングで判断するのかをあらかじめ決めておくと良いかも知れませんね。

会議は必ず、結論を出すことをゴールとして行いましょう。

「不要なメンバーがいる」

会議をするときのメンバーは適切ですか？

会議に不要なメンバーがいると議論がぶれて、時間がかかってしまいます。

さらに、多くの人の時間を浪費してしまいます。

会議にどのメンバーが必要なのかをはっきりさせることが大切です。

あらかじめチームごとの意見をまとめておき、リーダーが出席することで、会議に参加する人数は最小限に抑えられます。

「資料が多すぎる」

資料が多すぎるのもスムーズな会議を妨げる要因となります。

多くの資料が机の上に散乱して、資料を探すだけで時間がかかってしまいます。

本当に必要な資料を数枚残して会議するとスムーズ進めることができます。

もし、多くの資料を必要とする場合はデータにしてパソコンに入れると良いでしょう。

効率の良い会議をするには

ここまでは、効率の悪い無駄な会議について見てきました。

では効率のより会議はどのような会議なのでしょうか。

効率の良い会議をするためのポイントをまとめました。

「ファシリテーターをおく」

会議を円滑に進めるためにはファシリテーターをおくと良いでしょう。

ファシリテーターとは会議の進行を行い、会議が活性化するための問いかけを行ったり、タイムキーパーをする人のことです。

このファシリテーターが会議の舵をとりスムーズ会議を進めることが理想です。

「資料は事前に配布しておく」

会議の前にあらかじめ必要な資料を参加者に配布しておくのも会議をスムーズに進める上でのポイントとなります。

配布した資料に対して、事前にどのようなプレゼンや話し合いをするのかを決めておくと良いかも知れませんね。

会議が捗る会議室特

会議をするための会議室にも生産性を上げるポイントがあります。

生産性が上がる会議室のポインをまとめました。

「モニターがある」

先にお話しした通り、必要な資料をデータとしてパソコンに入れておくと会議はスムーズに進めることができます。

パソコン上にある資料を会議の参加者全員に手軽に見てもらうにはモニターが必要です。

使用する会議室にモニターがあるのか事前に確認しておきましょう。

「ホワイトボードがある」

会議をしている時に言葉だけでは説明できないことも出てくるでしょう。

そんな時に使えるのがホワイトボードです。

ホワイトボードに図を書いたり、メモとして議事録を取ることもできます。

ホワイトボードがあると、より会議がしやすくなります。

「電源がある」

意外と重要なのが会議室に電源が完備されていることです。

会議中にパソコンの充電が切れたら会議を一時中断しなくてはなりません。

さらに、近年ではオンラインの会議をする機会が増えてきました。

外で仕事をする場合は、充電器を忘れず持参する必要がありますね。

バッテリーが少なくなってきたらすぐに充電できるよう、会議室に電源と充電器があるのか確認しておきましょう。

オンライン会議で効率を上げるポイント

近年オンライン会議をする機会が増えてきました。

オンライン会議は対面の会議に比べ移動数する時間やコストを削減でき、仕事の効率が上がります。

しかし、オンラインだからこその注意点もあるあます。

オンライン会議をするうえで気をつけたいポイントを円滑に会議を進める方法をみていきましょう。

「回線の速さ」

まず、オンライン会議をするうえで重要なのはなんと言っても回線の速さです。

回線の遅い環境でオンライン会議をすると、話が途中で途切れたり、最悪の場合ソフトが落ちてしまい会議どころではなくなります。

それでは会議をスムーズに進めることもできず、他の参加者にも迷惑をかけてしまいます。

オンラインで会議をする場合、回線の速さは最も重要でしょう。

「自分の名前を名乗ってから発言」

オンライン会議ともなると、画面は映さず音声のみで参加することもあるでしょう。

声だけでは誰が発言しているのかわかりません。

複数人で会議をしているときは、自分の名前を名乗ってから発言するとコミニュケーションがスムーズになります。

「相槌しない」

オンライン会議が対面と違い対話のタイミングが掴みにくくなります。

声を出すタイミングが被ることがあります。

そのため、相手の発言を妨げないよう工夫が必要です。

声を出さず頷いたり、OKサインを活用するのも良いでしょう。

津市で会議室ならACRO STUDY

ここまで読み進めていただきありがとうございます。

三重県津市で会議をするならACRO STUDYをご活用ください。

ACRO STUDYの会議室は7人まで収容可能。

さらに、モニターとホワイトボードまで完備しております。

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